Die besten Add-ons für Google Docs

Google Docs ist schon längst eine etablierte Online-Alternative zu Office 365. Aber da geht noch mehr: Der Funktionsumfang kann um Add-ons von Dritten erweitert werden - und die sind spannend!

von Jens Stark ,Florian Bodoky 20.08.2015 (Letztes Update: 07.02.2020)

Bereits in Sachen Grundfunktionen kann die Online-Bürosuite Google Docs mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm mit ausgewachsenen Paketen wie Microsoft Office oder LibreOffice mithalten. Doch Google Docs lässt sich durch sogenannte Add-ons erweitern, die auch von Drittanbietern stammen können.

Die Auswahl an Add-ons ist gross Die Auswahl an Add-ons ist gross © NMGZ

Alle Add-ons lassen sich recht einfach aussuchen und installieren. Dafür fährt man mit der Maus auf das entsprechende Menü und wählt den Punkt «Add-ons aufrufen» aus. Schon landet man im Laden und kann auf die Suche nach praktischen Zusatz-Heinzelmännchen gehen. Bei der Installation muss man dann in den meisten Fällen den Progrämmchen den Zugriff auf die eigenen Dokumente und weitere Ressourcen im eigenen Google-Universum erlauben.

Ausgewählt werden die Zusatz-Tools dann ebenfalls über das Add-on-Menü.

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1. Diagramme vom Band

In Docs gibt es zwar ein Grafik-Tool. Dieses ist aber doch noch etwas rudimentär. Gut gibts deshalb das Add-on «Lucidchart Diagrams». Mit dem Zusatz-Tool lassen sich mit wenigen Klicks aussagekräftige Diagramme erstellen, seien es Flussdiagramme, Organigramme, Netzwerkpläne, Mengendiagramme oder Mindmaps. Sogar Wohnungspläne und Serverracks lassen sich zeichnerisch erstellen.

Diverse Diagramme stehen bei Lucidchart Diagrams zur Verfügung © Screen: jst Diverse Diagramme stehen bei Lucidchart Diagrams zur Verfügung © Screen: jst © NMGZ

Einmal fertig, lässt sich das Diagramm in das Google-Dokument einfügen und von dort heraus immer wieder editieren.

Gleichzeitig wird eine Bibliothek bereits erstellter Grafiken angelegt, die in weiteren Dokumenten wiederverwertet werden können.

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2. Den Inhalt verlinken

Gerade in sehr umfangreichen Dokumenten kann das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen zur Qual werden. Hier kommt das Add-on «Table of contents» zum Einsatz. Einmal ins Seitenfenster geladen, beginnt das Add-on, alle Titel in einem Dokument zu sammeln. Es orientiert sich dabei daran, ob man in Google Docs oder in einem anderen HTML-Editor sogenannte Überschriften definiert hat. Dabei wird die Hierarchie (Überschrift 1, Überschrift 2 etc.) berücksichtigt.

Das so entstandene Inhaltsverzeichnis besteht aus Links, die auch der Navigation durch ein umfangreiches Dokument dienen können. Klickt man auf einen Titel oder Untertitel, so gelangt man im Hauptdokument an die entsprechende Stelle.

Das Inhaltsverzeichnis-Add-on erleichtert die Navigation durch grosse Dokumente Das Inhaltsverzeichnis-Add-on erleichtert die Navigation durch grosse Dokumente © NMGZ

Praktisch ist auch die automatische Nummerierungsfunktion. Mit dieser lassen sich die Titel und Untertitel hierarchisch nummerieren. So erhalten Überschriften 1 ganze Zahlen (1, 2, 3), Überschriften 2 werden mit 1.1., 1.2., 1.3. gekennzeichnet und so weiter. Das Schöne dabei: Fügt man im Dokument nachträglich einen Titel hinzu, wird das Inhaltsverzeichnis samt Nummerierung angepasst.

Einziges Manko des Add-ons ist, dass sich das Inhaltsverzeichnis nicht exportieren lässt. Auch Seitenzahlen sucht der User vergeblich.

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3. Die digitale Unterschrift

Digitale Unterschrift leicht gemacht Digitale Unterschrift leicht gemacht © HelloSign

Wer kennt es nicht: Kurz irgendeine Bankgeschichte signieren oder einfach einen Geschäftsbrief unterschreiben...aber bitte: soll man das jetzt ausdrucken, unterschreiben und dann wie zu Turnvater Jahns Zeiten auf den Flachbrettscanner klatschen? HelloSign ist die App für Google Docs, die eine Unterschrift speichert und bei Bedarf auf einen beliebtigen Ort des Dokuments pflanzt. Die Unterschrift lässt sich übrigens einfach mit der Maus erstellen (da brauchts ein wenig Fingerspitzengefühl), oder man scannt sie halt einmalig von einem Blatt Papier ein. Danach einfach: HelloSign starten, option SignDocument auswählen, Unterschrift und Ort im Dokument anklicken, fertig ist die Laube. Kleiner Pferdefuss: Das Ding ist kostenlos, solange Sie sich auf 3 Unterschriften im Monat beschränken können. Danach kostets.

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4. Virtueller Leuchtstift

Wer gerne Passagen in Texten mit Leuchtstiften markiert und diese Funktion in elektronischen Dokumenten vermisst, kann sich nun mit dem Add-on «Highlight Tool» austoben. Mit dem Werkzeug lassen sich virtuelle Leuchtstifte in den unterschiedlichsten Farben bereitstellen und einem Label zuordnen.

Das Leuchtstift-Add-on bringt Farbe ins Dokument Das Leuchtstift-Add-on bringt Farbe ins Dokument © NMGZ

Hat man sich einmal einen ausgeklügelten Leuchtstiftfarbcode zurechtgelegt, lässt sich dieser auch exportieren und in weiteren Dokumenten verwenden.

Praktisch: Passagen, die in einer Datei hervorgestrichen wurden, lassen sich per Knopfdruck in ein neues Dokument übertragen. Dabei kann man wählen, ob die unterstrichenen Stellen nach Highlighter-Farbe oder nach Fundstelle geordnet werden.

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5. Namen aufteilen

Das Problem ist bekannt: Man erhält in der Tabellenkalkulation eine Namensliste, bei der jeweils Vor- und Nachname in der gleichen Zelle stehen. Die Namensteile im Nachhinein in eigene Zellen zu bugsieren, um etwa einen Datensatz nach dem Nachnamen sortieren zu können, ist äusserst mühselig.

Vor- und Nachname in separaten Zellen, mit Split Names einfach bewerkstelligt Vor- und Nachname in separaten Zellen, mit Split Names einfach bewerkstelligt © NMGZ

Hier kommt das Add-on für Google Tabellen «Split Names» zum Einsatz. Und das Helferlein tut genau das, es trennt komplette Namen auf und verfrachtet Vor- und Nachnamen je in seine Zelle. Selbst mit Titeln und Anreden weiss das Helferlein umzugehen.

Wie gesagt, die Liste mit praktischen Add-ons lässt sich fortsetzen. Einige nützliche Tools sind aber nur für englischsprachige Texte geeignet, wie etwa das Bibliografie-Add-on «EasyBib Bibliography Creator».