Microsoft Outlook: Tipps für den Outlook-Alltag

Wir zeigen drei kleine Kniffe, die Ihnen im Alltag Arbeit und Ärger ersparen können.

von Florian Bodoky 24.02.2016 (Letztes Update: 12.04.2017)

Outlook ist in vielen Betrieben, aber auch privat ein täglich eingesetztes Instrument. Das Programm kann mehr, als man gemeinhin denkt. Wir zeigen hier eine Auswahl von Tricks, die (vielleicht) noch nicht allen bekannt sind.

Hinweis: Die Tipps wurden mit Outlook 2013 durchgeführt. Pfade und Bezeichnungen in anderen Outlook-Versionen können sich unterscheiden.

QuickSteps

Die QuickStep-Option ist wohl DER Zeitsparer schlechthin. Erhalten Sie z.B. von einer Person besonders viel oder regelmässig elektronische Post, können Sie festlegen, was mit den E-Mails geschehen soll. So z.B. automatisch als gelesen markieren und in einen bestimmten Ordner verschieben oder automatisch mit der Priorität «hoch» versehen etc.

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  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte E-Mail und wählen die Option QuickSteps.
  • Anschliessend wählen Sie Neuer QuickStep oder Neu erstellen. Unter Neuer QuickStep finden Sie einige vorgefertigte QuickSteps, die Outlook Ihnen vorschlägt. Unter Neu erstellen definieren Sie die Regel selber.
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  • Geben Sie dem QuickStep einen aussagekräftigen Namen und wählen Sie die Aktion, die durchgeführt werden soll, wenn eine solche Mail eintrifft (weiterleiten, Einladung versenden, Erinnerung senden etc.).
  • Nun können Sie auswählen, ob Sie eine Tastenkombination für den QuickStep festlegen wollen. Wenn Sie keine Tastenkombination festlegen, finden Sie den QuickStep im Kontextmenü, falls ja, brauchen Sie nur die Tastenkombination zu drücken, um den QuickStep anzuwenden.
  • Klicken Sie auf Fertig stellen.

Kommt nun eine E-Mail, die Sie z.B. weiterleiten möchten, müssen Sie nur noch die Tastenkombination drücken.

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Antworten automatisch weiterleiten

Sendet man einer Person eine E-Mail, wird aber für eine gewisse Zeit auf ihre Antwort nicht reagieren können, stellt Outlook eine Option bereit. Diese sorgt dafür, dass die Antwort der angemailten Person - auch bei abgeschaltetem Computer - gleich an eine individuell festlegbare Person weitergeleitet wird. Natürlich könnte man auch in der E-Mail darum bitten, aber so funktioniert es automatisch und zuverlässig.

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  • Klicken Sie auf Neue E-Mail und schreiben Sie die Nachricht an den entsprechenden Empfänger.
  • Klicken Sie anschliessend auf Optionen, danach auf das Menü Direkt Antworten auf.
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  • Im neuen Fenster suchen Sie den Punkt Antworten senden an und setzen das Häkchen davor. Anschliessend wählen Sie den Button Namen auswählen und klicken auf den gewünschten Kontakt.
  • Klicken Sie nun auf Schliessen.

Wenn der Empfänger der E-Mail nun auf Antworten klickt, geht die Antwort nicht an Sie, sondern an den Kontakt, den Sie festgelegt haben.

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Mehrere Nachrichten auf einmal weiterleiten

Wenn Sie einen Kollegen in ein bestimmtes Szenario einführen oder ihm eine Konversation weiterleiten wollen, sind das selten nur eine oder zwei Mails. Haben Sie nun mehrere Mails, gibt es einen Trick, wie Sie diese auf einmal weiterleiten können, ohne sich die Finger wund zu mailen.

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  • Klicken Sie die E-Mail an, welche die höchste Priorität besitzt - zum Beispiel die aktuellste.
  • Wählen Sie Weiterleiten und geben Sie den Empfänger ein.
  • Klicken Sie nun auf den Menüpunkt Einfügen.
  • Wählen Sie nun den Punkt Outlook-Element.
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  • Nun werden Ihnen nicht nur alle Ordner und Mailboxen angezeigt, sondern im unteren Teil alle Mails, die sich in der entsprechenden Box befinden. Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt und wählen Sie so alle E-Mails auf einmal aus, die Sie weiterleiten möchten. (Zusatztipp: Klicken Sie auf den Reiter VON, um die E-Mails nach Absender zu sortieren. So können Sie auf einmal alle E-Mails eines Absenders weiterleiten, ohne stundenlang scrollen zu müssen.)
  • Wählen Sie aus, ob Sie nur die E-Mail oder auch die Anhänge weiterleiten wollen (rechts).
  • Klicken Sie auf OK.