Der Meeting-Knigge

Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für den Konferenzraum, in dem Sie Besucher und Kunden empfangen. Wir zeigen, mit welcher Technik Sie Ihr Sitzungszimmer ausrüsten sollten.

von Beat Rüdt 11.09.2017

Diese Situation ist allen geläufig: Man sitzt im Konferenzraum, die Präsentation hätte vor zehn Minuten beginnen sollen, aber der Referent steht immer noch mit verlegenem Lächeln vorn am Pult. Inzwischen versucht dessen Kollege, das Notebook mit dem Beamer zu verbinden. Nach weiteren zehn Minuten sind die Geräte endlich verbunden, doch beim Aufstarten des Webbrowsers stellt der Referent fest, dass sein Computer nicht mit dem Internet verbunden ist, weil er keinen Zugang zum WLAN hat. Das Publikum wird langsam ungeduldig. Sobald auch das WLAN-Problem gelöst ist, wird klar, dass man nichts von dem lesen kann, was auf die Wand projiziert wird. Und wäre das nicht genug, ist auch noch der Akku des Notebooks leer. Weil es in der Nähe keine Steckdose hat, muss jemand ein Verlängerungskabel organisieren. Auch Ihr eigenes Smartphone hat mittlerweile keinen Saft mehr, da Sie die Wartezeit mit Surfen überbrückt haben.

Solche Unannehmlichkeiten können verhindert werden. PCtipp zeigt Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit einfachen Mitteln zu einem Konferenzraum kommen, in dem nicht gewartet, sondern gearbeitet wird.

Notebook verbinden

Adapter sorgen für Kompatibilität zwischen unterschiedlichen Steckern Adapter sorgen für Kompatibilität zwischen unterschiedlichen Steckern © PCtipp

Das erste Problem, das beim Anschluss eines Geräts an einen Beamer auftaucht, ist in der Regel die Schnittstelle: VGA, HDMI und DisplayPort sind drei gängige Steckverbindungen, die nicht miteinander kompatibel sind. Damit der Anschluss dennoch gelingt, braucht es einen Adapter, also ein Verbindungsstück zwischen den Steckern. Um für alle möglichen und unmöglichen Situationen vorbereitet zu sein und auch Tablets sowie Smartphones verbinden zu können, würden Sie allerdings eine ganze Menge Adapter brauchen. Die Erfahrung zeigt zudem, dass Besucher beim Zusammenpacken manchmal vergessen, das ausgeliehene Stück zurückzugeben.

Es geht auch ohne Kabel: Der ClickShare CS-100 von Barco verbindet Laptops, Tablets und Handys mit dem Beamer Es geht auch ohne Kabel: Der ClickShare CS-100 von Barco verbindet Laptops, Tablets und Handys mit dem Beamer © PCtipp

Das kann ins Geld gehen, denn ein Adapter kostet ca. 30 Franken. Viel komfortabler ist die Lösung über einen drahtlosen «Media Transmitter», wie ihn zum Beispiel die Firma Barco anbietet. Das einfachste Set namens Barco ClickShare CS-100 besteht aus einer Basisstation, die mit dem Beamer oder Bildschirm verbunden wird, und einem «Click-Share-Button», der via USB in ein Notebook gesteckt wird. Mit einem Klick auf den «Button» wird der Bildschirm des angeschlossenen Geräts angezeigt. Eine solche Installation kostet im Fachhandel rund 1200 Franken. Ein weiterer Vorteil: Es können auch mehrere Notbooks mit einem «Button» verbunden werden, sodass (nacheinander) mehrere Personen Zugriff auf den Beamer haben. Smartphones und Tablets greifen via App auf die Basisstation zu.

Beamer, Monitor, Leinwand?

Die kostengünstigste Variante, ein Bild ab Computer für alle sichtbar zu machen, ist der Beamer. Die günstigsten Modelle mit einer WXGA-Auflösung (1280 × 800 Bildpunkte) gibt es um die 400 Franken. Empfehlenswerter sind aber Geräte mit Full-HD-Auflösung (1920 × 1080 Bildpunkte), die um die 600 Franken kosten. Allenfalls braucht es zusätzlich eine Halterung für die Wand- oder Deckenmontage des Projektors.

Eine Leinwand lohnt sich bei farbigen oder stark strukturierten Wänden. Im Bild ist die Celexon Rollo Eco zu sehen Eine Leinwand lohnt sich bei farbigen oder stark strukturierten Wänden. Im Bild ist die Celexon Rollo Eco zu sehen © PCtipp

Sind die Wände im Präsentationsraum nicht weiss oder stark strukturiert, lohnt sich eine Leinwand. Wird sie oft verwendet, kann man ein Modell anschaffen, das an der Decke installiert wird; etwa die Celexon Rollo Eco. Diese Leinwand erhalten Sie je nach Grösse ab 150 Franken. Soll es stattdessen ein Bildschirm sein, kommen sogenannte Public Displays infrage. Der Vorteil von Bildschirmen gegenüber Projektoren sind der leise Betrieb (keine aktive Lüftung) und auch weniger Probleme mit allfälliger Lichteinstrahlung. Für ca. 750 Franken gibts zum Beispiel das Public Display BDL4320QL/00 von Philips mit einer Diagonale von 108 Zentimetern (43 Zoll).

Monitore sind leise im Betrieb und 
besser bei hellem Licht. Im Bild: Philips BDL4320QL/00 Monitore sind leise im Betrieb und besser bei hellem Licht. Im Bild: Philips BDL4320QL/00 © PCtipp

Wenn Sie Ihre Kunden beeindrucken möchten, können Sie einen berührungsempfindlichen Bildschirm aufhängen. Das entsprechende Modell von Philips (Touch Display 43BDL4051T/00) ist mit über 2500 Franken aber deutlich teurer. Samsung bietet als Alternative ein Touch Overlay an – einen berührungsempfindlichen Rahmen, der über den Bildschirm gelegt werden kann. Die 55-Zoll-Version kostet knapp 1700 Franken.

Lesen Sie auf der nächsten Seite: Internetzugang und Strom für Gäste

Internetzugang für Gäste

Per Touch Overlay wird ein Display zum Touchscreen. Im Bild ein 55-Zoll-Modell von Samsung Per Touch Overlay wird ein Display zum Touchscreen. Im Bild ein 55-Zoll-Modell von Samsung © PCtipp

Bei Sitzungen und Konferenzen brauchen auch externe Gäste Zugang zum Internet. Das Problem besteht in der Regel darin, dass Sie diesen Zugang zwar gerne gewähren, aber gleichzeitig verhindern möchten, dass die Besucher Zugriff auf Ihr internes Firmennetzwerk haben. Richten Sie deshalb ein Gästenetzwerk direkt auf dem Router ein. In der Regel finden Sie in den Einstellungen des Routers einen Menüpunkt, der so heisst (allenfalls ist er auch englisch mit «Guest Network» angeschrieben). Diesen Zugang richten Sie mit wenigen Klicks ein. Die meisten Internetanbieter haben dieses Gästenetzwerk ausserdem in ihren KMU-Angeboten integriert und stellen Anleitungen bereit, wie es aktiviert wird.

Strom für alle

Mehrfachsteckdosen sind die beste Lösung für Konferenzräume. Im Bild ist der PowerCube Extended von Allocacoc zu sehen Mehrfachsteckdosen sind die beste Lösung für Konferenzräume. Im Bild ist der PowerCube Extended von Allocacoc zu sehen © PCtipp

Einfach zu lösen ist das Stromproblem, denn im Prinzip genügt ein Verlängerungskabel mit Mehrfachsteckerleiste. Auf der Suche nach einem einfachen Produkt ist uns der PowerCube Extended von Allocacoc aufgefallen. Der kleine Würfel hat vier Stromanschlüsse und zwei USB-Ausgänge fürs Laden von Tablets/Smartphones. Per Klebstreifen kann er auch unter dem Tisch montiert werden. Der PowerCube kostet ca. 25 Franken.