11 unverzichtbare Gmail-Tools für den Alltag

Der Webmaildienst Gmail kann ja schon einiges. Trotzdem lässt sich auch das Mailprogramm von Google mit zahlreichen Zusätzen erweitern. Hier eine Auswahl.

von Jens Stark 04.09.2017

Gmail ist ja schon gut. Es besticht durch seine intuitive Benutzerführung und die Tatsache, dass man mit dem Dienst 15 Gigabyte Onlinespeicher erhält. Es gibt aber auch beim besten Service noch Verbesserungsmöglichkeiten: Dafür sorgen eine Reihe von Zusatzwerkzeugen und Add-ons.

Wir haben in der Folge die unserer Meinung nach brauchbarsten und wertvollsten zusammengetragen.

1. Boomerang

Mit der Erweiterung Boomerang for Gmail ist es ein Leichtes, Mails zeitversetzt zu verschicken. Damit kann man beispielsweise gleich auf ein elektronisches Schreiben antworten, aber erst zu einem bestimmten Zeitpunkt verschicken. Gleichsam lassen sich so Mailings im Voraus verfassen und zu einer günstigen Stunde – etwa Montag früh – lossenden.

Daneben können E-Mails erst einmal auf die «lange Bank» geschoben werden. Sie erscheinen daraufhin zum gewünschten Zeitpunkt in der Inbox, dann nämlich, wenn der Benutzer Zeit und Musse hat, das elektronische Schreiben zu beantworten. Auch Erinnerungen lassen sich so generieren.

Ein praktisches Feature ist auch die Funktion, bei der man eine Mail erhält, wenn der Angeschriebene nach einer gewissen Zeit nicht auf einen Brief reagiert.

Schliesslich wurde vor Kurzem die Funktion «Inbox Pause» eingerichtet. Hier kann man Zeiten definieren, in denen man keine Mails empfangen möchte, sei es um sich selbst eine Pause zu gönnen, sei es um endlich einmal konzentriert an einer wichtigen Aufgabe arbeiten zu können. Wer hier Ausnahmen definieren möchte, etwa, dass die Mail des Chefs dennoch durchgereicht wird, muss sich für einen der kostenpflichtigen Optionen entscheiden, die ab fünf Dollar pro Monat erhältlich sind.

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2. Taskforce

Taskforce verwandelt den Gmail-Posteingang in ein wahres Produktivitäts-Werkzeug. Nach der Installation des Add-ons, das es für die Browser Chrome, Firefox und Safari gibt, wird Taskforce in Gmail integriert und fügt Schaltflächen hinzu. Sinn und Zweck von Taskforce ist es, Mails in Aufgaben zu verwandeln. Durch den Klick auf den Knopf «New Task» passiert dann genau das: Das Mail wird in eine To-do-Liste aufgenommen. Danach kann bestimmt werden, bis wann die Nachricht bearbeitet werden muss.

Taskforce veraltet Ihre Aufgaben Taskforce veraltet Ihre Aufgaben © Screenshot / nmgz

Ist die Aufgabe einmal in der Zu-Erledigen-Liste, kann sie sogar mit Dritten geteilt werden, selbst dann, wenn diese Taskforce nicht installiert haben.

Die Grundversion von Taskforce ist kostenlos. Eine Pro-Ausgabe kostet dann fünf Dollar pro Monat. Mit dieser können wiederkehrende Aufgaben terminiert werden, und in der To-do-Liste lassen sich die Tasks durch Ziehen und Loslassen priorisieren. Auch eine Team-fähige Version für Firmen wird zur Verfügung gestellt. Diese kostet fünf Dollar pro Monat und Anwender.

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3. Accompany

Wer steckt hinter der Mail, die gerade im Gmail-Postfach gelandet ist? Mit Accompany for Gmail kann man mehr erfahren. Die Extension fahndet dabei im Web und im eigenen Postfach nach Informationen zum Absender. So liefert der kleine Spion Infos zur Firma des Mailschreibers oder präsentiert frühere Mails in einem Vorschaumodus, und das alles rechts neben dem aktuellen Schreiben. Selbst die letzten Tweets des Absender werden aufgelistet, wenn ein zugehöriger Twitter-Account gefunden wird.

Informationen zum Absender dank Accompany Informationen zum Absender dank Accompany © Screenshot / nmgz

Die Wissensbasis von Accompany lässt sich darüber hinaus selbst erweitern. So kann man das Tool mit den eigenen LinkedIn-Kontakten füttern oder selbst Notizen zum Absender verfassen. Auch die Verknüpfung mit dem Kalender ist möglich. So erscheint etwa der gemeinsame Termin, den man mit dem Korrespondenten vereinbart hat.

Accompany darf also mit Fug und Recht als kleines CRM für Gmail bezeichnet werden.

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4. ToutApp

ToutApp wendet sich an Kleinunternehmer oder an User, die Gmail geschäftlich verwenden wollen. Denn mit ToutApp lassen sich Vorlagen gestalten für Mails, die man immer wieder verschicken muss. Diesen Templates lassen sich sogar bestimmte Anhänge zuweisen oder Empfänger für Kopien der Mails bestimmen.

Doch damit nicht genug: Die Vorlagen, respektive aus den Vorlagen generierte Mails, lassen sich terminieren. Dazu werden mit ToutApp diverse Vorgänge aufgezeichnet und analysiert. So lassen sich Grafiken erstellen, wer alles die Mails geöffnet hat.

ToutApp verwaltet Ihre Vorlagen für Mails ToutApp verwaltet Ihre Vorlagen für Mails © Screenshot / nmgz

Auch eingehende Mails lassen sich mit ToutApps besser verwalten. So können die elektronischen Briefe nach Kontaktgruppen gefiltert werden. Darüber hinaus lässt sich ToutApp mit professionellen CRM wie Salesforce.com verbinden.

ToutApp gibts für Chrome und Firefox. Das Premium-Abo kostet 49 Dollar pro Monat und Anwender.

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5. Smartr Inbox

Mit Smartr Inbox wird Gmail zum ultimativen Adressbuch und zur Drehscheibe für soziale Medien. Das Tool, erhältlich für Chrome, Firefox und Safari, scannt die Adresslisten diverser Dienste: Neben Gmail selbst sind dies Facebook, Twitter und LinkedIn.

Auch Smartr Inbox ist ein ultimatives Adressbuch für Gmail Auch Smartr Inbox ist ein ultimatives Adressbuch für Gmail © Screenshot / nmgz

Danach erhält die Gmail-Oberfläche rechts eine Seitenleiste mit den Kontakten, samt Foto und Social-Media-Aktivität der letzten Zeit. Wird eine Mail geöffnet, erhält man am selben Ort Infos zum Absender.

Darüber hinaus erweitert Smartr Inbox die Google-Adressliste. Klickt man auf einen Kontakt so erhält man neben den bereits erwähnten Infos auch Auskunft über die zuletzt verschickten und empfangenen Mails der Person.

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6. Find Big Mail

Gmail stellt seinen Usern zur Zeit mehr als 10 Gigabyte Platz für Mails zur Verfügung. Das reicht nicht jedem. Doch welche Mails soll man löschen? Hier kommt der Webdienst Find Big Mail zur Hilfe. Auf dessen Webseite kann man die eigene Gmail-Adresse eingeben und dem Service den Zugang zum eigenen Mailkonto gestatten, schon scannt der Dienst den Eingangskorb nach den fettesten Mails ab und zeigt diese an.

Schnell die fettesten Mails zum Löschen finden mit «Find Big Mail» Schnell die fettesten Mails zum Löschen finden mit «Find Big Mail» © Screenshot / nmgz

Nach dem Scan schickt der Dienst eine Mail mit Listen zu den E-Briefen, die am meisten Platz beanspruchen. Diese erscheinen auch in der Gmail-Seitenleiste, von wo sie dann einfach gelöscht werden können.

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7. Newton

Gmail ist bekannt für seine gute und schnelle Suchfunktion. Aber auch diese lässt mit der Grösse der Inbox etwas nach. Ein Fall für Newton, das bis vor Kurzem als CloudMagic bekannt war: Der Service durchsucht diverse digitale Konten nach Inhalten und Unterlagen. Neben Gmail und den Dokumenten in Google Drive versteht sich die Wunderwolke auch auf Twitter sowie auf Mails, Kontakte und Kalendereinträge in Microsoft Exchange und Office 365. Sogar «artfremde» Webmail-Dienste wie GMX werden abgegrast.

Daneben unterstützt der Dienst seit Neustem mit dem Feature Cards auch diverse Notiz-Apps wie Evernote und OneNote. Sogar zu Salesforce.com besteht eine Verbindung, sodass User im Grunde Gmail nicht mehr verlassen müssen.

Newton für Gmail durchforstet bei Bedaruf auch Twitter und Kalendereinträge Newton für Gmail durchforstet bei Bedaruf auch Twitter und Kalendereinträge © Screenshot / PCtipp

Newton kostet knapp 50 Dollar im Jahr.

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8. NudgeMail

Wieviele Aufgaben und Termine gehen im Laufe einer Woche unter? Was ist mit all den E-Mails, die man sich zwecks späterer Beantwortung auf die Seite gelegt hat und dann doch nie bearbeitet hat? NudgeMail will Anwendern nun die Mail- und Aufgabenorganisation vereinfachen. Der Dienst ist derzeit noch im Beta-Test und deshalb auch noch gratis. Seine Grundfunktion besteht darin, zu gegebener Zeit an Punkte auf der To-do-Liste zu erinnern.

Privicons für Gmail kennzeichnet Ihre Mails mit Tasks Privicons für Gmail kennzeichnet Ihre Mails mit Tasks © Screenshot / nmgz

Und so funktioniert es: Mails, die man zu einem späteren Zeitpunkt beantworten will, schickt man einfach an nudge@nudgemail.com und erwähnt in der Betreffzeile den Termin. Dabei kann man ein Datum angeben oder auch einfach «Sunday» schreiben. Allternativ lässt sich der Befehl auch in die E-Mail-Adresse verpacken, etwa als tomorrow@nudgemail.com. Die Mail erscheint dann zum vereinbarten Zeitpunkt erneut in der Gmail-Inbox - oder in einem anderen Mail-Account. Wenn man auch dann keine Zeit oder Lust hat, liefert Nudgemail auch noch einen virtuelle «Snooze»-Funktion, mit der ein weiterer Reminder initiiert werden kann.

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9. Privicons for Gmail

Privicons for Gmail ist für Leute, die den Persönlichkeitsschutz hochhalten und Geheimnisse nicht in der Öffentlichkeit wiedersehen wollen.

Privicons für Gmail kennzeichnet Ihre Mails mit Tasks Privicons für Gmail kennzeichnet Ihre Mails mit Tasks © Screenshot / nmgz

Das Chrome-Add-on fügt in Gmail, wie der Name es andeutet, eine Reihe von Icons ein, die den Empfänger von Mails dazu auffordern, gewisse Dinge zu tun oder eben nicht zu tun. Zur Auswahl stehen beispielsweise «geheim halten», «nicht ausdrucken» oder «nach dem lesen löschen».

Eine Kontrolle, ob der Empfänger sich allerdings an die Anweisungen hält, hat man jedoch nicht.

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10. WiseStamp

WiseStamp verwandelt die Gmail-Signatur in eine einzigartige Marketingfläche. Mit dem Add-on, das für Chrome und Firefox erhältlich ist, lassen sich der Signatur Logos, Links und weitere Infos beifügen. Das Resultat: Die Signatur kann mit klickbaren Social-Media-Knöpfen und weiteren Kontaktmöglichkeiten angereichert werden.

WiseStamp hilft beim Gestalten von Signaturen WiseStamp hilft beim Gestalten von Signaturen © Screenshot / nmgz

So lassen sich die Skype- oder Google-Talk-Username so präsentieren, dass die jeweiligen Programme direkt aufgerufen werden. Links zum eigenen eBay-Shop oder zur Facebook- und Twitter-Seite können ebenfalls untergebracht werden.

Mit der Gratisversion von WiseStamp lässt sich eine Signatur gestalten. Kostenpflichtige Pläne ab 6 Dollar im Monat bieten mehr Vorlagen, und es lassen sich mehr als eine Signatur gestalten.

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11. Minimalist for Everything

Weniger ist mehr. Dieser Meinung sind anscheinend auch die Programmierer des Chrome-Add-ons «Minimalist for Everything». Mit dem Tool lässt sich Gmail auf die Grundfunktionen reduzieren. So blendet das Add-on die Text-Werbung aus. Das Chat-Fenster kann dem Minimalismus genauso zum Opfer fallen wie die eingeblendeten Google+-Updates und -Benachrichtigungen.

Mit Minimalist for Everything» lässt sich Werbung und dergleichen ausblenden Mit Minimalist for Everything» lässt sich Werbung und dergleichen ausblenden © Screenshot / nmgz

Kurzum: Mit Minimalist for Everything kann man sich endlich wieder auf das konzentrieren, worum es in einem Webmailprogramm eigentlich geht: die elektronische Post.